Een klantportaal waar klanten zichzelf helpen .
Orders, documenten, facturen en statussen op één plek, voor elke klant alleen zijn eigen data. Je binnendienst beantwoordt geen vragen meer die het portaal allang heeft beantwoord.
Portals bouwen is wat we sinds 2008 doen.
Wil je een klantportaal laten bouwen, dan wil je geen los kaartenbakje naast je administratie. Je wilt een voorkant op de systemen die je al hebt. Daarom beginnen wij altijd bij je ERP, WMS of TMS: dat is de bron, het portaal toont wat daar staat.
Onze klanten zijn groothandels, logistiek dienstverleners en producenten met honderden klanten die nu bellen of mailen voor elke status. Dat verkeer verplaatsen we naar het portaal, zodat je binnendienst tijd overhoudt voor het werk dat wél aandacht verdient.
Wat verandert er met een klantportaal ?
Concreet, op de werkvloer van je binnendienst.
- Klanten bellen voor elke orderstatus, soms drie keer per dag.
- Pakbonnen en facturen worden op verzoek opgezocht en gemaild.
- Je binnendienst is uren kwijt aan vragen die in het systeem staan.
- Klanten werken met verouderde prijslijsten en oude PDF-catalogi.
- Niemand weet welke klant welke informatie al heeft gekregen.
- Klanten zien hun orderstatus zelf, op elk moment van de dag.
- Documenten en facturen staan klaar om te downloaden, per klant.
- Je binnendienst houdt alleen de vragen over die er echt toe doen.
- Prijzen en assortiment komen live uit je ERP, altijd actueel.
- Eén bron van waarheid, voor jou en voor je klant dezelfde.
Wat er in een klantportaal zit.
Elk portaal bouwen we op maat, maar dit zijn de bouwstenen die vrijwel elke klant kiest.
Orders & statussen
Klanten volgen hun orders van bevestiging tot levering. Statussen komen rechtstreeks uit je ERP, WMS of TMS, dus wat het portaal toont klopt altijd.
Documenten & facturen
Pakbonnen, facturen, certificaten en contracten per klant beschikbaar. Geen mailbox-archeologie meer, alles staat op één vindbare plek.
Rechten & rollen
Elke klant ziet alleen zijn eigen data. Binnen een klantaccount regel je rollen: de planner ziet zendingen, de boekhouder ziet facturen.
Meldingen & selfservice
Automatische notificaties bij statuswijzigingen en de mogelijkheid om zelf retouren, herhaalorders of vragen in te schieten. Direct in jouw systeem, zonder tussenstap.
Systemen waar we portalen op aansluiten .
Een klantportaal is zo goed als de data eronder. Dit zijn pakketten waar we eerder portalen op bouwden. Ander systeem? Als het een API of export heeft, kan het.
Oracle
Portaal als lichte voorkant op een zware Oracle-omgeving, alleen de data die de klant nodig heeft.
GS1
Artikeldata en barcodes volgens GS1-standaarden netjes terug in het portaal.
Van eerste gesprek tot live klantportaal .
Een vast ritme zodat je weet waar we staan, en waarom.
Proces-scan
Eén uur, gratis. We lopen langs de vragen die je binnendienst nu binnenkrijgt en kijken welke daarvan een portaal kan afvangen.
Scope & fixed-fee offerte
Welke schermen, welke bronsystemen, welke rechtenstructuur. Fixed-fee zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.
Bouwen & testen
We bouwen op een staging-omgeving en testen met een handvol echte klantaccounts. Jij kijkt mee voordat er iets live gaat.
Livegang
Eerst een pilotgroep klanten, dan iedereen. We leveren uitnodigingsmails en een korte uitleg mee, zodat de uitrol soepel loopt.
Beheer & monitoring
Monitoring op de koppelingen, updates en een vast aanspreekpunt. Het portaal groeit mee als je processen veranderen.
Bierlogistiek met realtime inzicht .
De Klok Vortex Logistics verzorgt logistiek voor bierbrouwerijen. Hun klanten wilden weten wat er op voorraad lag en waar hun orders stonden, en belden daarvoor de planning plat.
Wij bouwden een klantportaal gekoppeld aan hun Boltrics WMS. Brouwerijen loggen in en zien voorraad, orders en zendingen zoals het magazijn ze ziet, op elk moment.
- Klanten zien voorraad en orderstatus zonder te bellen.
- Live gekoppeld aan Boltrics WMS, één bron van waarheid.
- Planning houdt tijd over voor uitzonderingen in plaats van statusvragen.
Een klant aan het woord .
Geen prijslijst-quote, maar iemand die er dagelijks mee werkt.
“De integratie met Boltrics verliep erg soepel. Het portaal is overzichtelijk, snel en makkelijk in gebruik. Ook bij nieuwe klanten hoeven we bijna niets uit te leggen, omdat het zo logisch is opgebouwd. Daarnaast schakelt The Portal Guys snel wanneer we aanpassingen nodig hebben.”
“Insight is meer dan een eenvoudige portaalpagina. Voor ons is het een klantspecifiek, gepersonaliseerd mini-ERP vol mogelijkheden, en een andere kijk op de overweldigende hoeveelheid data die in ons ERP beschikbaar is.”
Vaak gestelde vragen.
Wat kost een koppeling of portaal?
Dat hangt af van de stromen, systemen en schermen die meedoen. Na de gratis proces-scan krijg je een fixed-fee offerte: één vast bedrag voor een afgesproken scope. Geen uurtje-factuurtje met open eind en geen meerwerk-discussies achteraf.
Hoe lang duurt het voordat het live staat?
Een gangbare koppeling tussen twee systemen staat in 4 tot 6 weken op productie. Zwaardere trajecten, bijvoorbeeld met SAP, meerdere administraties of een datamigratie, lopen tot 8 weken of langer. Wat voor jou geldt, zie je vooraf terug in de planning.
Hoe houden klanten of partners alleen hun eigen data zichtbaar?
Bij portalen isoleren we data strikt per klant of partner, met scope-isolatie en rollen. Iedereen ziet alleen zijn eigen orders, voorraad of documenten, nooit die van een ander.
Kan het portaal koppelen met ons ERP of WMS?
Ja, dat is juist het uitgangspunt. Het portaal heeft geen eigen schaduwadministratie: orders, voorraad en facturen komen live uit je ERP, WMS of TMS. We hebben de afgelopen jaren met meer dan 40 systemen gekoppeld, van Exact en AFAS tot SAP en maatwerk.
Krijgt het portaal onze eigen huisstijl?
Vanzelfsprekend. Jouw logo, kleuren en tone of voice, op jouw domein. Voor je klanten is het portaal gewoon een verlengstuk van jouw bedrijf, nergens staat onze naam tussen jou en je klant.
Kunnen we per klant regelen wie wat ziet?
Ja. Elke klant ziet uitsluitend zijn eigen orders en documenten. Binnen een klantaccount kun je rollen toekennen, bijvoorbeeld inkoop die mag bestellen en administratie die alleen facturen ziet. Jij beheert dat zelf, of laat het ons doen.
Waarom maatwerk en geen standaard SaaS-portaal?
Een standaard SaaS-portaal dwingt jouw proces in hun sjabloon, en de koppeling met je eigen systemen is vaak het zwakke punt. Bij maatwerk draaien we het om: jouw proces en jouw data zijn het vertrekpunt. Je betaalt eenmalig voor iets dat van jou is, in plaats van per gebruiker per maand voor iets dat net niet past.
Zit er onderhoud of een abonnement aan vast?
Na livegang bieden we beheer onder een SLA: monitoring, automatische retries en een vast aanspreekpunt. Wijzigt een systeem zijn API, dan vangen wij dat op. Je kiest zelf of je dat afneemt; verplicht is het niet.
Is het AVG / GDPR-proof?
Ja. Encryptie at rest en in transit, EU-hosting en een verwerkersovereenkomst horen er standaard bij. We verwerken alleen de gegevens die functioneel nodig zijn en hanteren heldere bewaartermijnen.
Waar draait de koppeling en wie beheert hem?
Op EU-hosting, beheerd door ons onder SLA. We monitoren de kritieke stromen met heartbeat-checks, draaien automatische retries en hebben een vast aanspreekpunt. Je kunt ook kiezen voor hosting in je eigen omgeving; dat bepalen we samen.
Ook interessant .
Andere portalen en oplossingen die hier vaak naast staan.
Leveranciersportaal
Dezelfde selfservice-gedachte, maar dan voor de inkoopkant van je bedrijf.
Plan een gratis proces-scan .
In een uur brengen we in kaart welke klantvragen een portaal kan afvangen. Daarna een fixed-fee offerte. Geen verrassingen achteraf.