Naar inhoud

Privacy policy.

In deze privacy policy leggen wij uit welke persoonsgegevens ITS-Vision, handelend onder de naam The Portal Guys, verwerkt en waarom.

Versie 14 juni 2026

1. Wie zijn wij?

Deze privacy policy is van ITS-Vision, handelend onder de naam The Portal Guys, gevestigd aan Nieuwstad 70-2, 6811 BM Arnhem.

The Portal Guys is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verwerken via deze website, contactaanvragen, offertes, klantrelaties, projecten, administratie en zakelijke communicatie.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening, communicatie, administratie en beveiliging. Dat kan onder meer gaan om:

  • naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer en zakelijke adresgegevens;
  • gegevens die je invult in een contactformulier of aan ons mailt, zoals onderwerp, bericht, wensen, documenten en technische context;
  • offerte-, contract-, project-, support- en factuurgegevens;
  • betalings- en administratieve gegevens, waaronder bankrekeningnummer wanneer dat nodig is voor betaling of terugbetaling;
  • technische gegevens over websitegebruik, zoals IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina's, tijdstip van bezoek en serverlogs;
  • gegevens die nodig zijn voor beveiliging, spamdetectie, foutanalyse, misbruikpreventie en beschikbaarheid van onze systemen.

Wij vragen niet bewust om bijzondere persoonsgegevens. Stuur die gegevens daarom niet mee, tenzij dat strikt noodzakelijk is voor je vraag of opdracht.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • het beantwoorden van contactaanvragen en berichten;
  • het maken en opvolgen van offertes, voorstellen en afspraken;
  • het uitvoeren van overeenkomsten, projecten, support, beheer en advies;
  • relatiebeheer en zakelijke communicatie met klanten, leveranciers en partners;
  • facturatie, betaling, boekhouding, belastingverplichtingen en interne administratie;
  • het beveiligen, testen, monitoren en verbeteren van onze website, systemen en dienstverlening;
  • het behandelen van klachten, verzoeken, geschillen en juridische verplichtingen.

4. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie is dat:

  • uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarop, bijvoorbeeld bij offertes, projecten en support;
  • wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor fiscale bewaarplichten en administratie;
  • gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor zakelijke communicatie, beveiliging, misbruikpreventie, bewijspositie en verbetering van onze dienstverlening;
  • toestemming, wanneer wij daar expliciet om vragen. Toestemming kan altijd worden ingetrokken.

5. Contactformulier en website

Als je ons via de website benadert, gebruiken wij de ingevulde gegevens om je vraag te beantwoorden en je verzoek af te handelen. Wij kunnen technische gegevens opslaan om spam, misbruik en beveiligingsincidenten te voorkomen.

Onze website kan functionele cookies en vergelijkbare technieken gebruiken die nodig zijn om de site goed te laten werken. Cookies of tracking die toestemming vereisen, plaatsen wij alleen nadat daarvoor toestemming is gegeven.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen. Denk aan:

  • hosting-, IT-, e-mail-, beveiligings- en back-uppartijen;
  • boekhouding, betaalproviders, banken en administratieve dienstverleners;
  • project-, support-, CRM- en documentatiesystemen;
  • juridische, fiscale of andere professionele adviseurs;
  • overheidsinstanties, toezichthouders of rechterlijke instanties wanneer dat wettelijk verplicht is.

Wanneer derde partijen persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van die gegevens.

7. Doorgifte buiten de EER

Wij werken bij voorkeur met partijen die persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Als verwerking buiten de EER nodig is, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of andere maatregelen die onder de AVG zijn toegestaan.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen, tenzij een wettelijke bewaartermijn of gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist. In de praktijk hanteren wij onder meer:

  • contactaanvragen en prospectgegevens: in beginsel maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij er een klantrelatie ontstaat;
  • klant-, project- en supportgegevens: zolang de relatie loopt en daarna zolang dat nodig is voor beheer, bewijs, garantie, geschillen of verjaring;
  • administratie, facturen en fiscale gegevens: 7 jaar, of langer als de wet dat vereist;
  • server-, beveiligings- en foutlogs: in beginsel maximaal 12 maanden, tenzij langer bewaren nodig is voor beveiliging, onderzoek of juridische afhandeling;
  • gegevens op basis van toestemming: totdat toestemming wordt ingetrokken, tenzij wij bewijs van toestemming of intrekking moeten bewaren.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging. Denk aan toegangsbeperkingen, beveiligde verbindingen, updates, back-ups, logging en afspraken met ingeschakelde partijen.

Geen enkele digitale omgeving is volledig risicoloos. Als je vermoedt dat gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact met ons op.

10. Jouw rechten

Je hebt, binnen de grenzen van de AVG, het recht om:

  • inzage te krijgen in je persoonsgegevens;
  • onjuiste gegevens te laten corrigeren;
  • gegevens te laten verwijderen;
  • verwerking te laten beperken;
  • bezwaar te maken tegen verwerking;
  • gegevens over te dragen aan jezelf of een andere partij;
  • eerder gegeven toestemming in te trekken.

Stuur je verzoek naar info@theportalguys.com. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren. Als je vindt dat wij niet goed met je gegevens omgaan, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacy policy wijzigen wanneer onze website, dienstverlening, wetgeving of interne werkwijze verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.