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Datenschutz erklärung.

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten ITS-Vision, handelnd unter dem Namen The Portal Guys, verarbeitet und warum.

Version vom 14. Juni 2026

1. Wer sind wir?

Diese Datenschutzerklärung stammt von ITS-Vision, handelnd unter dem Namen The Portal Guys, ansässig in Nieuwstad 70-2, 6811 BM Arnhem.

The Portal Guys ist Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten, die wir über diese Website, Kontaktanfragen, Angebote, Kundenbeziehungen, Projekte, Verwaltung und geschäftliche Kommunikation verarbeiten.

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die für unsere Dienstleistungen, Kommunikation, Verwaltung und Sicherheit erforderlich sind. Dazu können unter anderem gehören:

  • Name, Firmenname, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und geschäftliche Adressdaten;
  • Daten, die Sie in ein Kontaktformular eintragen oder uns per E-Mail senden, wie Betreff, Nachricht, Wünsche, Dokumente und technischer Kontext;
  • Angebots-, Vertrags-, Projekt-, Support- und Rechnungsdaten;
  • Zahlungs- und Verwaltungsdaten, einschließlich Bankkontonummer, wenn diese für Zahlungen oder Rückerstattungen erforderlich ist;
  • technische Daten zur Nutzung der Website, wie IP-Adresse, Browser, Gerät, besuchte Seiten, Besuchszeitpunkt und Serverlogs;
  • Daten, die für Sicherheit, Spam-Erkennung, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention und Verfügbarkeit unserer Systeme erforderlich sind.

Wir fragen besondere Kategorien personenbezogener Daten nicht bewusst ab. Bitte senden Sie solche Daten daher nicht mit, es sei denn, dies ist für Ihre Anfrage oder Ihren Auftrag zwingend erforderlich.

3. Wofür verwenden wir personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

  • Beantwortung von Kontaktanfragen und Nachrichten;
  • Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten, Vorschlägen und Vereinbarungen;
  • Durchführung von Verträgen, Projekten, Support, Verwaltung und Beratung;
  • Beziehungsmanagement und geschäftliche Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Partnern;
  • Rechnungsstellung, Zahlung, Buchhaltung, steuerliche Pflichten und interne Verwaltung;
  • Sicherung, Test, Überwachung und Verbesserung unserer Website, Systeme und Dienstleistungen;
  • Bearbeitung von Beschwerden, Anfragen, Streitigkeiten und rechtlichen Verpflichtungen.

4. Auf welchen Rechtsgrundlagen verarbeiten wir Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dafür eine gültige Rechtsgrundlage besteht. Je nach Situation ist dies:

  • Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen, zum Beispiel bei Angeboten, Projekten und Support;
  • rechtliche Verpflichtung, zum Beispiel für steuerliche Aufbewahrungspflichten und Verwaltung;
  • berechtigtes Interesse, zum Beispiel für geschäftliche Kommunikation, Sicherheit, Missbrauchsprävention, Beweissicherung und Verbesserung unserer Dienstleistungen;
  • Einwilligung, wenn wir ausdrücklich darum bitten. Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

5. Kontaktformular und Website

Wenn Sie uns über die Website kontaktieren, verwenden wir die eingegebenen Daten, um Ihre Frage zu beantworten und Ihre Anfrage zu bearbeiten. Wir können technische Daten speichern, um Spam, Missbrauch und Sicherheitsvorfälle zu verhindern.

Unsere Website kann funktionale Cookies und vergleichbare Technologien verwenden, die erforderlich sind, damit die Website ordnungsgemäß funktioniert. Cookies oder Tracking, die eine Einwilligung erfordern, setzen wir nur, nachdem die Einwilligung erteilt wurde.

6. Mit wem teilen wir personenbezogene Daten?

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir teilen personenbezogene Daten nur, wenn dies für unsere Dienstleistungen, unseren Geschäftsbetrieb oder gesetzliche Verpflichtungen erforderlich ist. Dazu gehören:

  • Hosting-, IT-, E-Mail-, Sicherheits- und Backup-Dienstleister;
  • Buchhaltung, Zahlungsdienstleister, Banken und administrative Dienstleister;
  • Projekt-, Support-, CRM- und Dokumentationssysteme;
  • rechtliche, steuerliche oder andere professionelle Berater;
  • Behörden, Aufsichtsbehörden oder Gerichte, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wenn Dritte personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, treffen wir Vereinbarungen über Sicherheit, Vertraulichkeit und die Nutzung dieser Daten.

7. Übermittlung außerhalb des EWR

Wir arbeiten vorzugsweise mit Parteien zusammen, die personenbezogene Daten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Wenn eine Verarbeitung außerhalb des EWR erforderlich ist, sorgen wir für geeignete Garantien, wie einen Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder andere nach der DSGVO zulässige Maßnahmen.

8. Wie lange bewahren wir Daten auf?

Wir bewahren personenbezogene Daten nicht länger auf, als es für den Zweck erforderlich ist, für den wir sie erhalten haben, es sei denn, eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist oder ein berechtigtes Interesse erfordert eine längere Aufbewahrung. In der Praxis gelten unter anderem folgende Fristen:

  • Kontaktanfragen und Interessentendaten: grundsätzlich höchstens 24 Monate nach dem letzten inhaltlichen Kontakt, es sei denn, es entsteht eine Kundenbeziehung;
  • Kunden-, Projekt- und Supportdaten: solange die Beziehung besteht und danach so lange, wie dies für Verwaltung, Nachweis, Garantie, Streitigkeiten oder Verjährung erforderlich ist;
  • Verwaltung, Rechnungen und steuerliche Daten: 7 Jahre oder länger, wenn gesetzlich vorgeschrieben;
  • Server-, Sicherheits- und Fehlerlogs: grundsätzlich höchstens 12 Monate, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist für Sicherheit, Untersuchung oder rechtliche Bearbeitung erforderlich;
  • Daten auf Grundlage einer Einwilligung: bis die Einwilligung widerrufen wird, es sei denn, wir müssen Nachweise über Einwilligung oder Widerruf aufbewahren.

9. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Offenlegung und Veränderung zu schützen. Dazu gehören Zugriffsbeschränkungen, gesicherte Verbindungen, Updates, Backups, Logging und Vereinbarungen mit eingesetzten Parteien.

Keine digitale Umgebung ist völlig risikofrei. Wenn Sie vermuten, dass Daten nicht ausreichend gesichert sind, oder es Hinweise auf Missbrauch gibt, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.

10. Ihre Rechte

Im Rahmen der DSGVO haben Sie das Recht:

  • Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten;
  • unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
  • Daten löschen zu lassen;
  • die Verarbeitung einschränken zu lassen;
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen;
  • Daten an sich selbst oder eine andere Partei übertragen zu lassen;
  • eine zuvor erteilte Einwilligung zu widerrufen.

Senden Sie Ihre Anfrage an info@theportalguys.com. Wir können zusätzliche Informationen anfordern, um Ihre Identität zu prüfen. Wenn Sie der Meinung sind, dass wir nicht ordnungsgemäß mit Ihren Daten umgehen, können Sie eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde einreichen.

11. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung ändern, wenn sich unsere Website, Dienstleistungen, Gesetze oder internen Arbeitsweisen ändern. Die jeweils aktuelle Version steht immer auf dieser Seite.