Wat is een klantportaal?
Een klantportaal is een beveiligde online omgeving waar klanten zelf hun zaken regelen. Hieronder lees je wat het is, wat het oplevert en waar je op let bij het bouwen ervan.
Een klantportaal is een beveiligde online omgeving waar klanten zelf hun zaken regelen: orders plaatsen, statussen volgen, documenten inzien en voorraad bekijken. Gekoppeld aan je ERP of WMS tonen ze realtime informatie, wat het aantal standaardvragen aan je team flink verlaagt.
Wat kan een klant in een portaal?
In een klantportaal logt een klant in en ziet hij alleen zijn eigen gegevens: openstaande orders, statussen, facturen, documenten en vaak ook voorraad. Veel handelingen die nu via de mail of telefoon lopen, doet de klant zo zelf, op het moment dat het hem uitkomt.
Omdat het portaal gekoppeld is aan je ERP, WMS of TMS, is de getoonde informatie realtime en altijd actueel. De klant ziet exact wat jouw binnendienst ook zou zien, zonder dat iemand iets hoeft op te zoeken.
Wat levert het op?
Een goed klantportaal verlaagt het aantal standaardvragen aan je team fors en verhoogt de klanttevredenheid, omdat klanten 24/7 terechtkunnen. Het schaalt mee: meer klanten betekent niet automatisch meer telefoontjes.
Waar let je op?
Belangrijk is dat elke klant strikt alleen zijn eigen data ziet (multi-tenant met scope-isolatie), dat het portaal in jouw huisstijl staat en dat het meebeweegt als jouw processen veranderen. Een standaard SaaS-portaal dat jouw flow niet snapt, valt vaak tegen.
Veelgestelde vragen.
Wat kost een koppeling of portaal?
Dat hangt af van de stromen, systemen en schermen die meedoen. Na de gratis proces-scan krijg je een fixed-fee offerte: één vast bedrag voor een afgesproken scope. Geen uurtje-factuurtje met open eind en geen meerwerk-discussies achteraf.
Hoe lang duurt het voordat het live staat?
Een gangbare koppeling tussen twee systemen staat in 4 tot 6 weken op productie. Zwaardere trajecten, bijvoorbeeld met SAP, meerdere administraties of een datamigratie, lopen tot 8 weken of langer. Wat voor jou geldt, zie je vooraf terug in de planning.
Hoe houden klanten of partners alleen hun eigen data zichtbaar?
Bij portalen isoleren we data strikt per klant of partner, met scope-isolatie en rollen. Iedereen ziet alleen zijn eigen orders, voorraad of documenten, nooit die van een ander.
Kan het portaal koppelen met ons ERP of WMS?
Ja, dat is juist het uitgangspunt. Het portaal heeft geen eigen schaduwadministratie: orders, voorraad en facturen komen live uit je ERP, WMS of TMS. We hebben de afgelopen jaren met meer dan 40 systemen gekoppeld, van Exact en AFAS tot SAP en maatwerk.
Krijgt het portaal onze eigen huisstijl?
Vanzelfsprekend. Jouw logo, kleuren en tone of voice, op jouw domein. Voor je klanten is het portaal gewoon een verlengstuk van jouw bedrijf, nergens staat onze naam tussen jou en je klant.
Kunnen we per klant regelen wie wat ziet?
Ja. Elke klant ziet uitsluitend zijn eigen orders en documenten. Binnen een klantaccount kun je rollen toekennen, bijvoorbeeld inkoop die mag bestellen en administratie die alleen facturen ziet. Jij beheert dat zelf, of laat het ons doen.
Waarom maatwerk en geen standaard SaaS-portaal?
Een standaard SaaS-portaal dwingt jouw proces in hun sjabloon, en de koppeling met je eigen systemen is vaak het zwakke punt. Bij maatwerk draaien we het om: jouw proces en jouw data zijn het vertrekpunt. Je betaalt eenmalig voor iets dat van jou is, in plaats van per gebruiker per maand voor iets dat net niet past.
Zit er onderhoud of een abonnement aan vast?
Na livegang bieden we beheer onder een SLA: monitoring, automatische retries en een vast aanspreekpunt. Wijzigt een systeem zijn API, dan vangen wij dat op. Je kiest zelf of je dat afneemt; verplicht is het niet.
Is het AVG / GDPR-proof?
Ja. Encryptie at rest en in transit, EU-hosting en een verwerkersovereenkomst horen er standaard bij. We verwerken alleen de gegevens die functioneel nodig zijn en hanteren heldere bewaartermijnen.
Waar draait de koppeling en wie beheert hem?
Op EU-hosting, beheerd door ons onder SLA. We monitoren de kritieke stromen met heartbeat-checks, draaien automatische retries en hebben een vast aanspreekpunt. Je kunt ook kiezen voor hosting in je eigen omgeving; dat bepalen we samen.
Zo helpen we je hiermee.
Van begrip naar werkende oplossing. Dit sluit hierop aan.
Klantportaal laten bouwen
Eén plek waar klanten orders, documenten en statussen zelf regelen, gekoppeld aan jouw systemen.
Portals op maat
Het bredere verhaal: klant-, leveranciers- en dealerportalen, gekoppeld aan je stack.
Iets koppelen of bouwen?
In een gratis proces-scan van een uur kijken we naar je systemen en het handwerk ertussen. Daarna een fixed-fee offerte. Geen verrassingen achteraf.